Archivácia a skartácia dokumentov: 7 tipov, ako mať v papieroch prehľad

S novým rokom prichádza nielen pravidelná inventúra, ale aj každoročná archivácia a skartácia dokumentov s končiacou archivačnou dobou. Viete ale, ako dlho dokumenty archivovať, ktoré z nich je možné skartovať a ako si v dokumentoch udržať prehľad?

V tomto článku sa dozviete, ako správne archivovať a skartovať dokumenty a zároveň ako ich prakticky uložiť, aby vám pri práci neprekážali a vy ste vždy vedeli, kde potrebné dokumenty hľadať.

Archivácia dokumentov: Činnosť, ktorú sa neoplatí podceniť

Archivácia a triedenie dokumentov je činnosť, ktorá môže mať pri zlom postupe nepríjemné následky. Zásadnú úlohu tu hrajú archivačné lehoty, po ktoré je nutné jednotlivé dokumenty uchovávať. Odporúčame preto vždy sledovať aktuálne znenie legislatívy a noriem.
Nesplnenie archivačných povinností môže viesť až k vysokým pokutám, a preto sa do triedenia, archivácie a prípadnej likvidácie dokumentov púšťajte iba vtedy, ak máte jasno v postupe.

TIP: Dajte si pozor na vyblednutie účteniek. Ideálne je vytvoriť ich kópiu a uložiť ju spolu s originálom. Praktické je tiež doplniť archív o digitálnu verziu dokumentov - aj tu je však nutné dodržiavať špecifické pravidlá elektronickej archivácie.

1. Vytvorte si prehľadné kôpky

Zavedený archivačný systém vám pomôže nielen s organizáciou dokumentov, ale aj so zefektívnením práce a znížením stresu. Všetko bude mať svoje miesto a pracovné prostredie nebude zahltené papiermi.

Začnite rozdelením dokumentov do základných kôpok, napríklad:

• skartovať
• uchovať dočasne
• archivovať

V rámci jednotlivých kôpok môžete dokumenty ďalej triediť podľa abecedy, dátumu alebo kategórie. Dokumenty patriace do jedného spisu je vhodné spojiť pomocou zošívačky, viazacieho stroja alebo uložiť do plastových obalov, ktoré dokumenty ochránia a uľahčia ich ďalšiu archiváciu.

2. Vyraďte nepotrebné dokumenty

Po uplynutí archivačnej doby alebo pri vyraďovaní nepotrebných dokumentov prichádza na rad ich likvidácia. Tu je nutné zohľadniť, či dokumenty obsahujú citlivé osobné alebo firemné údaje.

Dokumenty bez citlivých informácií je možné recyklovať. Pri dokumentoch s osobnými, finančnými alebo strategickými údajmi je však najvhodnejšia skartácia pomocou skartovača, ktorý zabráni ich zneužitiu.

Nezabudnite, že niektoré dokumenty podliehajú skartačným znakom a ich likvidácia môže vyžadovať skartačné povolenie. Konkrétny prehľad dokumentov vhodných na skartáciu nájdete v článku: Aké dokumenty by mali byť skartované.

3. Zvyšok uložte do zakladačov a archivačných boxov

Dokumenty, ktoré aktívne používate, odporúčame uložiť do praktických šanónov alebo zakladačov na formáty A4 a A5. Budete ich mať vždy po ruke a ľahko ich vyhľadáte.

Na dlhodobé uloženie sú ideálne archivačné boxy, ktoré dokumenty chránia pred prachom, vlhkosťou aj hmyzom.

TIP: Pri pákových zakladačoch sledujte šírku chrbta – správna veľkosť vám ušetrí miesto aj starosti s preplnenými zakladačmi.

4. Nezabudnite na popis a označenie

Základom prehľadnej archivácie je správne označenie. Na chrbát zakadača alebo archivačnú škatuľu uveďte:

• obsah dokumentov
• dátum alebo skartačnú lehotu

Praktickejšie ako dátum uloženia je uviesť presný dátum či rok skartácie. Pre lepšiu orientáciu môžete využiť farebné značenie, predtlačené etikety alebo vlastné kódovanie kategórií.

5. Aktívne dokumenty majte blízko pracovného stola

Dokumenty, ku ktorým sa často vraciate, by mali byť uložené čo najbližšie k pracovnému miestu. Využiť môžete stolné priehradky, police alebo zásuvkové kartotéky.

Zásuvkové kartotéky so závesnými zložkami zaistia prehľadné uloženie dokumentov a vďaka centrálnemu zamykaniu aj ich bezpečnosť.

6. Využite regály a skrine pre väčší objem dokumentov

Pre väčšie množstvo zakladačov a archivačných boxov sú ideálne otvorené archivačné regály, ktoré ponúkajú ľahký prístup a vysokú nosnosť. Do menších kancelárií sa skvele hodia otočné regály, ktoré šetria miesto.

Ak chcete dokumenty ukryť a zachovať jednotný vzhľad kancelárie, zvoľte kovové alebo drevené spisové skrine s uzamykaním.

Pre výkresy a dokumenty väčších formátov sú vhodné výkresové skrine až do formátu A0.

7. Dôležité dokumenty majte pekne pod zámkom

V každej firme existujú dokumenty, ktorých strata alebo poškodenie by mala vážne následky. Na ich uloženie sú ideálne archivačné alebo trezorové skrine, ktoré ponúkajú ochranu proti neoprávnenému prístupu aj zvýšenú bezpečnosť.

FAQ: Archivácia a skartácia dokumentov prehľadne

Ako dlho musím dokumenty archivovať?

Archivačná doba sa líši podľa typu dokumentu a platnej legislatívy. Pri účtovných, mzdových a personálnych dokladoch je nutné dodržať zákonom stanovené lehoty.

Kedy je možné dokumenty skartovať a ktoré dokumenty sa skartujú?

Dokumenty je možné skartovať po uplynutí archivačnej lehoty alebo vo chvíli, keď už nie sú potrebné. Na skartáciu sa hodia najmä dokumenty s osobnými a finančnými údajmi.
Prehľad nájdete v článku Aké dokumenty by mali byť skartované.

Aký typ skartovača zvoliť?

Záleží na citlivosti údajov a množstve dokumentov. Na bežné použitie postačí základná skartácia, citlivé dokumenty vyžadujú vyšší stupeň zabezpečenia.

Ako dokumenty správne uložiť a ochrániť?

Používajte kvalitné zakladače, archivačné boxy a uzamykateľný kancelársky nábytok, ktorý dokumenty chráni pred prachom, vlhkosťou aj neoprávneným prístupom.