7 tipov: Ako zvýšiť svoju produktivitu v zdieľanej kancelárii

Máte niekedy pocit, že vám v zdieľanej kancelárii alebo coworkingu ubúda energia a strácate pozornosť? Produktivita nestojí len na drahom vybavení alebo veľkých zmenách v priestore. Často ju ovplyvňujú drobnosti, ktoré je možné zaviesť okamžite, bez veľkých nákladov – a ktoré majú zásadný vplyv na to, ako sa vám v kancelárii pracuje a ako sa v nej cítite. Či už sedíte v open space kancelárii alebo zdieľate pracovný stôl s kolegami, prinášame vám 7 praktických tipov, ktoré vám pomôžu zvýšiť sústredenie, dodať energiu a vyťažiť z coworkingu maximum.

Čo je produktivita?

Produktivita v kancelárii nie je len o tom, koľko hodín odpracujete, ale hlavne o tom, koľko toho počas nich skutočne zvládnete. Ide o múdre využitie času aj energie tak, aby ste dosiahli lepšie výsledky bez zbytočnej únavy. Veľký vplyv na našu produktivitu má pritom aj prostredie – od správneho nastavenia ergonomického kancelárskeho vybavenia (stolička, stôl, osvetlenie), cez akustiku až po samotnú atmosféru pracoviska.

Výzvy a pozitíva zdieľanej kancelárie

Zdieľaná kancelária (coworking alebo open space) prináša do produktivity nový rozmer. Na jednej strane sa musíte vyrovnať s ruchom, častejšími rozhovormi alebo menším súkromím. Na druhej strane vám ale ponúka možnosť čerpať energiu z kolektívu, nadväzovať nové kontakty a inšpirovať sa od ľudí z rôznych odborov. Pokiaľ sa naučíte správne pracovať s prostredím zdieľanej kancelárie, môže sa stať miestom, ktoré vašu produktivitu nielen nebrzdí, ale naopak posilňuje.

1. Správne sedenie ako základ produktivity

Bolesti chrbta alebo stuhnutá šija dokážu spoľahlivo ale zraziť pracovný výkon aj náladu. Preto začnite v prvom kroku pri svojom pracovnom mieste a zamerajte sa na správne sedenie v kancelárii.
Ergonomická kancelárska stolička vám poskytne oporu len vtedy, keď je dobre nastavená. Sedadlo nastavte tak, aby chodidlá spočívali celou plochou na zemi a v kolenách vznikol uhol približne 90°. Lakťové opierky by mali byť v úrovni pracovnej dosky, aby ruky voľne odpočívali a ramená zostávali uvoľnené. Viac sa dočítate v článku: Ako správne sedieť na kancelárskej stoličke.

Ak vaša stolička neponúka dostatočné možnosti nastavenia, pomôže aj jednoduchá podložka pod nohy alebo malý vankúšik za bedrá.
Skvelým pomocníkom je tiež výškovo nastaviteľný stôl v rozsahu 650-1300 mm, vďaka ktorému môžete počas dňa striedať sedenie s prácou v stoji. Tým uľavíte chrbtu aj krčnej chrbtici a vydržíte sústredenie oveľa dlhšie.

Náš tip: Nemáte k dispozícii polohovací stôl? Nahraďte ho jednoduchými návykmi – vybavte telefonát v stoji, využite barový stolík alebo sa počas dňa niekoľkokrát prejdite. Aj drobné pohyby uľavia telu, znížia únavu a dodajú novú energiu.

2. Čistý stôl, čistá hlava

Neprehľadná pracovná plocha zbytočne zaťažuje myseľ a uberá pozornosť. Preto si na stole nechajte len to, čo skutočne používate, a ostatné veci odložte bokom. Nevyužívané dokumenty, nabíjačky a drobnosti schovajte do zásuvkového kontajnera, aktuálne používané dokumenty uložte do jednoduchého stolného zásobníka na dokumenty.

Skvelým zvykom je tiež tzv. „desk reset“ – na konci dňa si pracovnú plochu upratať, aby ste ráno začínali s čistým štítom a prázdnym stolom pripraveným na nové úlohy a výzvy.

Náš tip: Poriadok sa oplatí aj v digitálnom svete. Zjednoťte si záložky v prehliadači, vytvorte si zložky pre najčastejšie dokumenty a udržujte plochu počítača vždy prehľadnú a usporiadanú.

3. Usporiadanie okolia vášho miesta

Produktivitu ovplyvňuje aj to, ako je usporiadaný priestor okolo vás. Natočte si monitor tak, aby vás neoslňovalo svetlo z okien, a pokiaľ sedíte v rušnej časti kancelárie, skúste si vytvoriť pokojnejšie prostredie pomocou stolného paravánu či presunutím doplnkov.
Pokiaľ máte možnosť posunu, snažte sa udržať od ostatných stolov odstup aspoň 120 cm – aj menšie rozostupy zlepšia pocit súkromia a pohodu pri práci.

4. Svetlo, ktoré neunaví oči

Správne osvetlenie má zásadný vplyv na sústredenie aj únavu počas dňa. Využívajte čo najviac denného svetla a doplňte ho stolnou lampou priamo pri pracovnom mieste. Ideálne je, keď je možné nastaviť intenzitu a teplotu svetla v rozmedzí 3000-6000 K - teplé svetlo navodzuje pokoj, studené podporuje koncentráciu.

Pamätajte aj na správne umiestnenie stolnej lampy - praváci by ju mali mať vľavo, ľaváci vpravo, aby si rukou nevrhali tieň. Svetlo by malo dopadať šikmo z boku a zdroj byť zhruba 35–50 cm nad doskou.

5. Ticho a pokoj pre vyšší výkon

Hluk je vrátane zlého osvetlenia ďalším z najväčších nepriateľov sústredenia. Ak vás rušia rozhovory kolegov alebo telefonáty, skúste slúchadlá s potlačením hluku alebo jemnú hudbu, ktorá vás nebude rozptyľovať.

Pokiaľ máte možnosť, pomôže aj malý akustický paraván na stole alebo samostatná deliaca stena blízko vášho pracovného miesta. A keď to nejde, skúste sa s kolegami dohovoriť na „tichých blokoch“ počas dňa, kedy si každý v kancelárii vybavuje iba nevyhnutné hovory.

Náš tip: Aj obyčajný koberec alebo behúň dokáže stíšiť kanceláriu. Ak je to možné, položte ho do najfrekventovanejších trás.

6. Úložisko a poriadok v dokumentoch

Nie vždy máte k dispozícii vlastnú skriňu, ale aj tak si môžete udržať poriadok a ušetriť cenný čas pri hľadaní dokumentov. Rozdeľte si dokumenty na „aktuálne“ a „archívne“. Tie aktuálne majte vždy po ruke, zvyšok odkladajte do šanónov alebo zakladačov. Pomôžu aj farebné rozlišovače a štítky, vďaka ktorým hneď viete, kde čo nájsť.

Náš tip: Ak zdieľate úložný priestor s kolegami, dohodnite sa na jasnom systéme – napríklad zložky podľa oddelenia alebo dátumu. Zabránite zmätku aj zbytočnému hľadaniu.

7. Pauzy a atmosféra, ktorá dobíja energiu

Produktivita nie je len o intenzívnej práci, ale aj o zmysluplnom odpočinku. Každých 90 minút si preto doprajte aj krátku pauzu - vstaňte od stola, prejdite sa, dajte si vodu vo firemnej kuchynke alebo sa pretiahnite. Aj päť minút stačí na to, aby ste znovu nabrali energiu.

Náš tip: Malá rastlina na stole alebo fotka z dovolenky dokáže tiež ihneď navodiť príjemnejšiu atmosféru a pozitívne ovplyvniť náladu po celý deň.

Záver

Produktivitu v zdieľanej kancelárii si môžete zvýšiť aj sami - a často stačí naozaj málo. Správne nastavená stolička, uprataný stôl, dobré svetlo, ticho alebo krátke pauzy dokážu výrazne ovplyvniť to, ako sa cítite aj aký výkon podávate. Zdieľaný priestor má svoje výzvy, ale aj veľké možnosti. Pokiaľ si osvojíte pár jednoduchých návykov, môžete v coworkingu pracovať rovnako efektívne – alebo dokonca lepšie – ako v klasickej kancelárii.

Najčastejšie otázky (FAQ)

1. Čo robiť, keď si nemôžem vybrať vlastnú stoličku alebo stôl?
Nezúfajte – aj s prideleným vybavením môžete veľmi ovplyvniť. Nastavte si čo najlepšie to, čo máte k dispozícii. Výšku sedadla, opierok a monitora si je možné prispôsobiť takmer vždy. A ak stolička nie je ideálna, pomôže aj jednoduchá opierka nôh alebo malý vankúšik za chrbát.
2. Ako často by som mal/a robiť pauzy?
Ideálna je krátka pauza každých 90 minút. Stačí päť minút – prejdite sa, pretiahnite alebo si zájdite na pohár vody do firemnej kuchynky. Telo aj myseľ sa rýchlo osviežia.
3. Čo ak mám v kancelárii veľa hluku a nemôžem sa sústrediť?
Vyskúšajte slúchadlá s potlačením hluku alebo jemnú (napríklad klasickú) hudbu do pozadia. Pokiaľ to ide, pridajte k pracovnému miestu malý akustický paraván alebo sa dohovorte s kolegami na „tichých blokoch“.
4. Ako si udržať poriadok, keď mám málo priestoru?
Základom je systém – používajte zakladače, farebné rozlišovače a stolné organizéry. Dokumenty si rozdeľte na „aktuálne“ a „archívne“ a vždy na konci smeny vykonajte tzv. Desk reset - upratujte stôl večer pred odchodom.
5. Aké svetlo je najlepšie na prácu v kancelárii?
Ideálna je kombinácia denného svetla a stolnej lampy. Lampa by mala umožniť reguláciu intenzity a teploty (3000 – 6000 K). Pamätajte na umiestnenie - praváci vľavo, ľaváci vpravo, tak aby si rukou nevrhali tieň.
6. Čo robiť, keď nemám možnosť výškovo nastaviteľného stola?
Skúste striedanie polôh inak - telefonujte v stoji, prejdite sa po kancelárii, pretiahnite sa počas dňa. Každá zmena pomáha uľaviť chrbtu aj očiam.
7. Ako si vytvoriť príjemnejšiu atmosféru v zdieľanej kancelárii?
Pomôžu aj maličkosti - malá rastlinka na stole, fotka blízkych alebo uprataný pracovný priestor. Tieto drobnosti zlepšujú náladu a robia kanceláriu útulnejšie a príjemnejšie.
8. Ako zvládnuť digitálny neporiadok, aby ma nezdržiaval?
Udržujte poriadok aj v počítači. Vytvorte si zložky pre najčastejšie projekty, používajte záložky v prehliadači a raz týždenne si vyčistite plochu od nepotrebných súborov. Digitálna čistota vám šetrí čas aj nervy.
9. Ako zostať produktívni, keď ma kolegovia často vyrušujú?
Dajte im vedieť, kedy potrebujete pokoj na prácu – napríklad pomocou slúchadiel alebo jednoduchého signálu. Dohovorte sa na „tichých hodinách“ a nechajte si vyhradený čas na schôdzky či spoločné diskusie.