7 tipov: Ako vybaviť zasadaciu miestnosť (ľahko a efektívne)

Zasadacia miestnosť je jedným z najdôležitejších priestorov každej kancelárie. Slúži nielen na porady a prezentácie, ale aj na rokovania s obchodnými partnermi. Preto je dôležité vybaviť ju tak, aby bola funkčná, pohodlná a reprezentatívna. Prinášame vám 7 kľúčových tipov, ktoré vám pomôžu pri plánovaní a vybavovaní zasadacej miestnosti.

1. Správny stôl ako stredobod miestnosti

Základným stavebným kameňom každej zasadacej miestnosti je rokovací stôl, ktorý určuje nielen atmosféru, ale aj funkčnosť celej miestnosti. Veľkosť rokovacieho stola by mala zodpovedať počtu účastníkov, účelu využitia a zároveň aj rozmerom priestoru. Obvykle sa počíta s priestorom 60–70 cm na osobu pri obdĺžnikových alebo oválnych stoloch a s hĺbkou dosky aspoň 80 cm, aby bolo možné pohodlne pracovať s notebookom alebo dokumentmi.

Najčastejšie sa pri rokovacích stoloch používajú dosky z laminovanej drevotriesky s hrúbkou 18–25 mm, ktoré sú cenovo dostupné, ľahko udržiavateľné a ponúkajú širokú škálu dekorov od dreva po moderné jednofarebné povrchy. Pri reprezentatívnejších modeloch sa stretnete aj s dyhovanými doskami alebo MDF doskami s lakovaným povrchom, ktoré pôsobia luxusnejšie. Do moderných interiérov sa využívajú aj sklenené dosky, ktoré miestnosť opticky odľahčia, ale môžu pôsobiť chladnejšie a menej tlmiť hluk.

Pokiaľ ide o farby, obľúbené sú neutrálne odtiene (biela, sivá, čierna) aj prírodné drevodekory (dub, buk, orech). Moderné kancelárie niekedy siahajú aj po výrazných farbách v kombinácii s tlmeným základom.

NÁŠ TIP: Pokiaľ chcete rozmiestnenie nábytku ľahko meniť či prispôsobiť podľa konkrétneho počtu účastníkov, odporúčame využiť skladacie modely, ktoré umožnia flexibilne rozšíriť existujúce usporiadanie, alebo rokovacie stoly na kolieskach, ktoré je možné jednoducho odsunúť a vytvoriť voľný priestor.

Najčastejšie usporiadanie zasadacej miestnosti:

• Boardroom (zasadací stôl uprostred) – reprezentatívne riešenie pre menšie aj stredné tímy, vhodné najmä pre formálne rokovania a rozhodovacie schôdzky.

• U-shape (stoly do tvaru U) – ideálne na prezentácie, školenia a workshopy, kedy je potrebné, aby všetci dobre videli na prezentujúceho.

• Classroom (školské usporiadanie) – praktické pre väčšie skupiny, školenia a konferencie.

2. Stolička - pohodlie aj pri dlhšom jednaní

V zasadacej miestnosti je ďalej kľúčové aj pohodlné sedenie, najmä pri dlhších poradách. Základom sú pevné konferenčné stoličky, ktoré doplnia rokovací stôl a zaistia komfortné usadenie.
Konferenčné stoličky sa bežne vyrábajú z kovových alebo plastových konštrukcií s čalúneným sedadlom. Obľúbené sú aj sieťované varianty, ktoré zaisťujú priedušnosť. Výškovo a rozmerovo by mali zodpovedať ergonomickým štandardom – sedadlo 45–50 cm, výška sedu 42–48 cm.

Farebne sa stolička často ladí k rokovaciemu stolu – univerzálna je čierna, sivá alebo tmavo modrá. Pre živšiu atmosféru je možné zvoliť aj jasnejšie farby (oranžová, tyrkysová, zelená).
Praktická voľba: Stohovateľné stoličky umožnia jednoduché uskladnenie a flexibilné preskupenie pri rôznych typoch rokovaní alebo školení.

3. Akustika a pokojné prostredie

Tvrdé povrchy (napr. sklo, betón, dlažba) často spôsobujú nepríjemný dozvuk. Aby bola komunikácia vo vašej zasadacej miestnosti jasná a ničím nerušená, odporúčame kombinovať viac prvkov. Akustické panely by mali pokryť aspoň 25–35 % plochy stien alebo stropu, aby bol efekt znateľný.

K lepšej akustike v rokovacej miestnosti tiež výrazne dopomôže textilné vybavenie – najmä koberce, ktoré pohlcujú kročajový hluk a obmedzujú šírenie zvuku. Na akustiku má následne vplyv aj samotný nábytok – stoly s masívnejšou doskou z laminovanej drevotriesky či čalúnené stoličky tlmia zvuk lepšie ako sklenené alebo kovové povrchy.

Moderné akustické panely, textílie a vhodne zvolený nábytok tak dohromady vytvárajú príjemné prostredie, ktoré podporuje koncentráciu a jasnú komunikáciu medzi všetkými zúčastnenými.

4. Správne osvetlenie vytvára atmosféru

Koncentráciu a celkový dojem následne ovplyvňuje aj správne zvolené osvetlenie. Do zasadačiek sa najčastejšie používajú LED panely alebo závesné svietidlá. Odporúčaná intenzita je okolo 500 lx na pracovnú plochu a farebná teplota svetla v rozmedzí 3 000 – 4 000 K.
Studenšia biela podporuje sústredenie, zatiaľ čo teplejšie tóny pôsobia uvoľnenejšie. Vhodné je využiť aj napríklad stmievateľné osvetlenie, ktoré umožní prispôsobiť svetelné podmienky rôznym aktivitám – od prezentácií po brainstorming.

NÁŠ TIP: Pri plánovaní osvetlenia v rokovacej miestnosti nezabúdajte ani na denné svetlo. Ideálne by mal rokovací stôl v miestnosti stáť tak, aby svetlo dopadalo zboku, nie priamo do očí účastníkov alebo na obrazovku. Pokiaľ je zasadačka bez okien, oplatí sa kombinovať viac svetelných zdrojov, ktoré imitujú prirodzený denný režim.

5. Technika pre prezentácie a videokonferencie

Moderná zasadacia miestnosť sa bez techniky nezaobíde. Základom je preto vrátane stola, stoličiek, osvetlenia aj monitor alebo TV vhodnej veľkosti a vhodne zvolený držiak monitora - pri monitore sa pre miestnosť s 8-12 ľuďmi sa odporúča voliť monitor s uhlopriečkou cca 55-75".

Pre správnu koncentráciu a výhľad je dôležité aj správne umiestnenie monitora: spodná hrana obrazovky by mala byť vo výške očí sediacich účastníkov, teda zhruba 100 – 120 cm od podlahy.
Pre hybridné schôdzky a videohovory je nutnosťou kvalitná kamera a kvalitný reproduktor alebo soundbar, ktorý pokryje celú miestnosť. Flipcharty či interaktívne tabule sú následne praktickým doplnkom pre vizualizáciu pri prezentácii a brainstorming.

Dôležitým detailom je aj správa kabeláže – oplatí sa zvoliť stoly so zabudovanými priechodkami, zásuvkovými boxmi alebo podstolnými lištami, aby káble nerušili a boli vždy ľahko prístupné.

6. Doplnky a detaily, ktoré dotvárajú atmosféru

Okrem hlavného nábytku hrajú dôležitú úlohu aj zdanlivo vedľajšie doplnky. Vešiaky pri vstupe zaistia komfort, odpadkové koše udržia poriadok a kvety či paravány ľahko zútulnia priestor.

NÁŠ TIP: Pokiaľ je zasadačka súčasťou väčšej kancelárie, je možné ju elegantne oddeliť mobilnými paravánmi alebo závesnými panelmi. Praktické sú aj elektrické a dátové zásuvky priamo pri stole, ktoré umožnia účastníkom pohodlne používať notebooky a telefóny.

7. Udržateľnosť ako dlhodobá hodnota

Udržateľnosť dnes zohráva v kancelárskom prostredí stále väčšiu úlohu. Nejde len o úsporu energií, ale aj o kvalitu prostredia, ktoré vytvárate pre svojich zamestnancov a klientov.
Veľký dôraz sa kladie na energetickú úsporu – typickým príkladom sú LED technológie s nízkou spotrebou a dlhou životnosťou. Ešte efektívnejšia je ich kombinácia so senzormi pohybu, ktoré automaticky vypínajú svetlá, pokiaľ sa miestnosť nevyužíva.

Dôležitú úlohu zohrávajú aj materiály šetrné k životnému prostrediu. V praxi to znamená napríklad akustické panely z recyklovaných vlákien, drevotrieskové dosky s nízkymi emisiami formaldehydu (E1) alebo použitie certifikovaného dreva s FSC značkou.

Nemenej podstatná je aj dlhá životnosť a jednoduchá údržba nábytku. Kvalitné vybavenie vydrží roky bez nutnosti častej obmeny, čím šetríte nielen firemný rozpočet, ale aj prírodné zdroje. V ideálnom prípade je nábytok navyše vyrobený tak, aby bol po doslúžení dobre recyklovateľný, napríklad vďaka oddeliteľným materiálom.

TIP NA ZÁVER: Úložný priestor ako praktická bodka

Okrem stola a stoličiek je vhodné myslieť v rámci nábytku aj na doplnkové úložné priestory - efektívne skryjú nepoužívané kancelárske potreby, veci a zároveň ich budete mať vždy pri jednaní na dosah ruky.

• Skrinky a police poskytnú miesto na dokumenty, katalógy či písacie potreby.
• Kontajnery na kolieskach umožnia flexibilné usporiadanie.
• V zasadačke sa často hodí aj menšia skrinka alebo minibar pre kávu, čaj a občerstvenie.

Vďaka úložným prvkom zostáva zasadacia miestnosť uprataná, prehľadná a vždy pripravená na ďalšie rokovania.

Zhrnutie

Dobre navrhnutá zasadacia miestnosť kombinuje správne rozmery a parametre nábytku, kvalitnú akustiku, osvetlenie, modernú techniku ​​aj praktické detaily. Vďaka úložnému priestoru a doplnkom pôsobí nielen funkčne, ale aj reprezentatívne.